Tulisan ini diperuntukkan bagi Anda pengguna SAP Business One yang belum mengetahui atau belum menggunakan fitur Approval Procedures. Salah fitur yang cukup menarik di SAP Business One adalah Approval Procedures, maksudnya adalah sebelum sebuah dokumen (Purchase Order, Sales Order atau Outgoing Payment dan lain-lain) di “Add” haruslah melalui persetujuan dari Supervisor, Manager, CEO atau orang – orang yang diberi otorisasi untuk melakukan Approval.
Langkah pembuatan Approval Procedures dalam SAP Business One ini sendiri adalah, pertama membuat Approval Stages kemudian membuat Approval Template. Berikut ini adalah penjelasannya :
- Approval Stages digunakan untuk mendefinisikan siapa – siapa saja yang akan meng “Approve” dokumen, levelnya dapat kita buat dalam beberapa tingkat level, misalnya Approval pertama level Supervisor, Approval kedua level Manager, Approval ketiga dan seterusnya (disesuaikan dengan jumlah lisensi user yang perusahaan Anda miliki).
- Approval Template digunakan untuk mendefinisikan : 1. User login siapa – siapa saja (dalam SAP Business One disebut Originator), 2. Dokumen – dokumen apa saja yang harus mendapat Approval, 3. Stages yaitu urutan Approval dan 4, Terms yaitu kondisi dimana Approval harus dilakukan misalnya saat pembuatan Purchase Order dengan amount lebih Rp.1.000.000., saat melakukan Pembayaran (Outgoing Payment) atau kriteria – kriteria lainnya.
Bila sebuah Approval Procedures telah diaktifkan, konfirmasi atau pesan permintaan Approval akan muncul di user – user yang telah diberi otorisasi untuk meng “Approve” dokumen tersebut. Status Approval bisa dicek oleh pembuat dokumen (Originator), apakah masih Pending, Approved atau Rejected, berikut ini adalah contoh Approval Status Report :
