Fixed Assets Management

Manajemen Fixed Assests merupakan hal yang umumnya ada pada hampir semua jenis korporasi atau industri. Fixed Assets sendiri merupakan asset berwujud (Tangible Assets) yang dimiliki korporasi untuk digunakan dalam keperluan produksi, persediaan dan atau di sewakan kepada pihak lain. Fixed Assets juga dapat berupa asset yang tidak berwujud (Intangible Assets), yaitu biasanya berupa hak – hak istimewa yang dimiliki korporasi, seperti Hak Cipta, Hak Eksplorasi dan Eksploitasi, Paten, Merek Dagang, Goodwill. Fixed Assets merupakan salah satu bagian terpenting dari sebuah korporasi setelah sumber daya manusia.

SAP Business One merupakan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) yang memiliki modul untuk pengelolaan Fixed Assets. Pada awal pengembangannya, yaitu dimulai versi 2004, 2005, 2007, 8.80, 8.81. 8.82, modul Fixed Assets adalah merupakan sebuah AddOn (program tambahan) dan belum terintegrasi secara penuh.

SAP Business One versi 9.0 (release tahun 2013), dan versi 9.1 (release tahun 2014), hadir dengan modul Fixed Assets yang telah terintegrasi dan tidak lagi sebagai AddOn, sehingga diharapkan pengelolaan Fixed Assets dapat menjadi lebih mudah dan optimal.

Hal pertama yang dilakukan adalah memastikan modul Fixed Assets tersebut sudah diaktifkan. Silahkan masuk ke menu Administration –> System Initialization –> Company Details, TAB Basic Initialization.

Setelah modul Fixed Assets diaktifkan, Anda dapat mengaksesnya di menu Financials –> Fixed Assets. Didalamnya akan terdapat sub-modul, yaitu Asset Master Data, Capitalization, Capitalization Credit Memo, Retirement, Transfer, Manual Depreciation, Depreciation Run, Asset Revaluation, Fiscal Year Change, Fixed Assets Reports.

Sebelum modul-modul tersebut dapat digunakan, ada proses initialization setup yang perlu dilakukan yaitu :

1. Fixed Assets Document Numbering

Digunakan untuk membuat format penomoran dokumen dan menghubungkannya dengan modul Fixed Assets yang sesuai, contohnya untuk modul Transfer formatnya adalah AT-15 (Assets Transfer Periode 2015). Setup tersebut dapat dilakukan melalui menu Administration –> System Initialization –> Document Numbering, yang terdiri dari Numbering Series – Setup dan Relate Series to Document – Setup.

2. Account Determination

Digunakan untuk mendefinisikan GL Account yang nantinya dapat digunakan untuk Asset Classes. Setup dapat dilakukan di menu Administration –> Setup –> Financials –> Fixed Assets –> Account Determination

3. Depreciation Types

Digunakan untuk memilih metode perhitungan nilai depresiasi, pilihannya yaitu : No Deprecation, Straight Line, Straight Line Period Control, Declining Balance, Multilevel, Immediate Write-Off, Special Depreciation, dan Manual Deprecation. Yang umum digunakan adalah Straight Line, silahkan sesuaikan dengan kebutuhan korporasi Anda. Dapat diakses di menu Administration –> Setup –> Financials –> Fixed Assets –> Depreciation Types

4. Depreciation Areas

Digunakan untuk membuat format laporan dalam model tertentu, misalnya dalam bentuk GAAP, IFRS, Local, Cost Accounting. Dapat diakses di menu Administration –> Setup –> Financials –> Fixed Assets –> Depreciation Areas

5. Asset Classes

Digunakan untuk membuat Fixed Assets dalam Classes yang berbeda, sebuah Asset Classes dapat disetup dengan jenis Depreciation Areas dan Method yang berbeda. Dapat diakses di  menu Administration –> Setup –> Financials –> Fixed Assets –> Asset Classes

6. Attribute Groups

Digunakan untuk membuat atribut yang berbeda untuk sebuah Fixed Assets. Dapat diakses di menu Administration –> Setup –> Financials –> Fixed Assets –> Attribute Groups

Setelah proses initialization setup selesai dilakukan, modul Fixed Assets dapat Anda gunakan. Berikut ini adalah penjelasan fungsi dari modul-modul tersebut.

Fixed Assets Master Data

Modul untuk membuat Fixed Assets Master Data, ada 2(dua) pilihan yang dapat dilakukan untuk membuatnya yaitu menginput secara manual atau mengimport-nya (data dari Sheet Microsoft Excel). Berikut adalah tampilan modul Fixed Assets Master Data.

Fixed Asset Capitalization

Modul yang digunakan untuk melakukan akuisisi atau pencatatan nilai Fixed Assets ke dalam sistem.

Fixed Asset Capitalization Credit Memo

Modul yang digunakan untuk membatalkan nilai Fixed Assets yang telah dilakukan akuisisi sebelumnya.

Retirement

Modul yang digunakan untuk mengeluarkan nilai Fixed Assets dari sistem. Dalam SAP Business One Retirement terjadi melalui Sale atau Penjualan, Scrapping, Complete atau Partial Retirement.

Transfer

Modul yang digunakan untuk memindahkan Fixed Assets ke Asset Classes yang berbeda. Hal ini dilakukan apabila diinginkan untuk melakukan penggantian Account atas Fixed Assets yang telah dibuat, membuat Fixed Assets yang berbeda untuk barang yang sama, serta merubah Asset Classes.

Manual Depreciation

Modul yang digunakan untuk melakukan depresiasi secara manual dengan sebab-sebab sebagai berikut :

1. Adanya pengurangan permanen yang tak terduga atas nilai suatu Fixed Assets,contoh kecelakaan kendaraan.
2. Adanya penyusutan khusus yang hanya ingin digunakan untuk sebagian Fixed Assets.
3. Perusahaan menggunaan unit-of-production depreciation dan ingin membuat perencanaan depresiasi secara manual.

Depreciation Run

Modul yang digunakan untuk menghitung penyusutan actual dalam suatu periode. Jurnal hanya akan terbentuk jika dilakukan execute pada Depreciation Run.

Asset Revaluation

Modul yang digunakan untuk melakukan penilaian kembali Fixed Assets yang disebabkan adanya perubahan nilai asset tersebut, baik terjadi kenaikan atau rendahnya nilai Fixed Assets yang diakibatkan oleh devaluasi atau hal-hal lain. Dengan kata lain Assets Revaluation dilakukan karena nilai Fixed Assets sudah tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

Fiscal Year Change

Modul yang digunakan untuk melakukan perubahan atau menutup tahun fiscal. Ketika dilakukan perubahan tahun fiscal, SAP Business One akan melakukan perhitungan sebagai berikut :

1. Untuk setiap asset, SAP Business One akan menghitung nilai akhir atas semua transaksi yang terjadi. Nilai yang terbentuk akan disimpan dan dijadikan sebagai opening balance assets pada tahun fiscal yang baru.
2. Untuk setiap asset, SAP Business One akan mengkalkulasi depresiasi yang direncanakan untuk tahun fiscal yang baru.

Fixed Asset Reports

Modul yang digunakan untuk melihat laporan Fixed Assets, SAP Business One menyediakan beberapa laporan diantaranya : Laporan Assets Depreciation Forecast, Assets History, Assets Status, dan Laporan Assets Transaction.

Mengingat pentingnya modul Fixed Assets ini bagi korporasi, silahkan pertimbangkan untuk mengupgrade versi SAP Business One Anda.