Secara default MYOB hanya dapat digunakan untuk memaintain 1 (satu) detail Account Receivable yaitu Trade Receivable. Sebagai contoh kita memiliki Total Trade Receivable sebesar Rp.15.000.000,- (buku besar) yang dapat di break down kepada masing – masing customer (buku besar pembantu) sebagai contoh Rp.5.000.000,- pada A, Rp.9.000.000,- pada B dan sisanya Rp.1.000.000,- pada C. Terkadang disamping break down untuk Trade Receivable, kita menginginkan adanya break down untuk Advance Employee yang digunakan untuk memonitor besarnya Advance yang kita berikan kepada Employee kita.
Karena nilai advance biasanya adalah dalam mata uang (currency) Rupiah, dimana mata uang tersebut telah digunakan untuk Trade Receivable. Sehingga kita tidak dapat memiliki buku besar pembantu lagi dalam mata uang Rupiah. Yang biasanya kita lakukan adalah membuat break down Advance Employee dalam kode account, yang mengakibatkan Char of Account menjadi panjang dan tidak sederhana.
Trik yang bisa digunakan agar kita memiliki break down Advance Employee dan tetap menjaga Chart of Account tetap sederhana yaitu melalui pembuatan currency baru. Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah sbb:
- Buat currency baru, kita sebut saja currency EMP. Anda bisa membuatnya melalui List/Currency/New – buat Currency EMP dengan nilai tukar = 1 (sama dengan local currency IDR/Rupiah).
- Buat account baru sebut saja “1-3500 Advance Employee” dan buat default currency-nya adalah EMP (lakukan melalui tab detail); secara otomatis MYOB akan membentuk Account Advance Employee Exchange; abaikan dan terima saja sebagai default.
- Buat Card untuk Employee anda yang akan menerima Advance; buat sebagai Customer bukan sebagai Employee, default currency-nya adalah EMP.
- Lakukan setting di List Currency untuk Tab Account Receivable – arahkan default-nya ke Account “1-3500 Advance Employee” yang telah anda buat.
Sampai langkah tersebut anda sudah siap untuk membukukan Advance Employee.
Advance harus anda bukukan dari Module Sales, gunakan layout “Services” dengan memilih account lawan dengan account Bank Anda. Journal yang akan terbentuk adalah Advance Employee disisi Debet dan Bank disisi Kredit. Anda akan memperoleh detail Advance Employee yang dapat dilihat melalui Report Aging – pilih currency EMP.
Untuk membukukan pertanggung jawabannya; gunakan “Account Bank Perantara” (Bank Temporary Account), bagaimana detail dan idenya, anda dapat melihat pada tips yang akan saya tulis berikutnya.